Cómo tratamos sus datos personales

1. Quién es el responsable de sus datos

Kallpa es una plataforma que ayuda a personas naturales y a micro, pequeñas y medianas empresas del Ecuador con su facturación electrónica, su contabilidad y sus obligaciones ante el SRI. La ofrece:

Razón social

KALLPACORE S.A.S.

RUC

1793239465001

Domicilio

Calle Leonidas Plaza N24-7 y Mariscal Foch, Edificio Sonelsa, Sala B, Quito, Pichincha, Ecuador

Correo

gerencia@kallpacore.com (asunto «Protección de datos»)

Teléfono

+593 98 326 0157

En esta política, «Kallpa» o «nosotros» es KALLPACORE S.A.S.

Cuándo somos responsables y cuándo encargados

• Datos de su cuenta y de su uso del sitio (quién se registra, cómo entra, qué pregunta a Kallpi, sus solicitudes): Kallpa decide para qué se usan. Somos el responsable.
• Datos que su empresa carga en Kallpa o que descargamos del SRI por orden suya (empleados, clientes, proveedores, deudores, comprobantes, contabilidad): su empresa decide qué se carga y para qué, y es la responsable. Kallpa los trata por encargo suyo, solo para prestarle el servicio, según el contrato de encargo del Anexo A de los Términos.

Si usted es empleado, cliente, proveedor o deudor de una empresa que usa Kallpa, la responsable de sus datos es esa empresa. Puede dirigirse a ella o escribirnos: se lo hacemos llegar y la ayudamos a responderle.

2. Qué datos tratamos y de dónde vienen

Todos se guardan en la base de datos de la plataforma Kallpa, donde cada empresa está separada de las demás.

Los que nos entrega usted al registrarse y entrar

• RUC o cédula, tipo de negocio, provincia y cantón, correo de contacto y plan.
• Nombre y correo del usuario, y su contraseña, guardada de forma que no podemos leerla.
• Para proteger su cuenta: los intentos fallidos de acceso y los bloqueos.

Los que tomamos de otras fuentes

• Del catastro del SRI, a partir de su RUC: razón social o nombres, régimen tributario y actividad económica.
• De Google, si entra con Google: el identificador de su cuenta, su correo, su nombre y si el correo está verificado.

Los que su empresa carga o que descargamos del SRI por orden suya

• Comprobantes electrónicos, información contable y tributaria, declaraciones, inventario y movimientos bancarios.
• Datos de otras personas: clientes y proveedores (identificación, razón social, correo, teléfono, dirección), deudores (además, montos y vencimientos) y, si usa nómina, empleados (cédula, nombres, cargo, sueldo, cargas familiares y otros datos de su ficha). Vienen de su empresa o de los comprobantes electrónicos.

Credenciales del SRI, si decide guardarlas

La clave del portal del SRI y la contraseña de su certificado de firma se guardan cifradas y nunca se muestran de vuelta. Puede borrar la clave cuando quiera desde su Perfil.

Cuando usa Kallpi, el asistente o sube documentos

• Kallpi del panel guarda su pregunta, la pantalla desde la que la hizo y cuál de las respuestas le sirvió.
• El asistente con IA registra cuántas respuestas pidió su empresa y cuánto consumieron. El texto de la conversación vive en su navegador mientras la pestaña está abierta.
• De los documentos que sube para que Kallpa los lea, no guardamos el archivo, pero sí el texto que se extrae.
• Kallpi de la portada no guarda nada: ni su pregunta ni su dirección IP.

3. Para qué usamos los datos y con qué base legal

No hay otros fines. No vendemos sus datos ni los de su empresa, no los usamos para publicidad y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial propios. Si un día quisiéramos usarlos para algo nuevo, se lo informaríamos antes y, si hiciera falta, le pediríamos su consentimiento.

4. Qué hacemos con los datos

Los recogemos, los guardamos, los organizamos por empresa, los consultamos y usamos para prestar el servicio, los comunicamos a nuestros proveedores (sección 10), los cotejamos con el SRI (validar un RUC, autorizar un comprobante), extraemos automáticamente el texto de los documentos que sube, calculamos borradores de declaraciones y, cuando corresponde, los anonimizamos o eliminamos.

5. Qué pasa si no nos da sus datos o si son incorrectos

• Sin su RUC o cédula, su correo y una contraseña (o su cuenta de Google), no podemos crear su cuenta.
• Las credenciales del SRI son opcionales: sin ellas no descargamos comprobantes ni operamos en el SRI por usted, pero puede usar el resto.
• El asistente con IA es opcional: si no lo usa, todo lo demás funciona igual.
• Sin los datos de sus clientes o empleados no se puede emitir la factura o el rol de pagos correspondiente.

Si los datos son erróneos, una factura puede salir mal o ser rechazada por el SRI, una declaración puede calcularse mal —con multas e intereses que recaen en el contribuyente— y puede dejar de recibir los avisos de su cuenta. Kallpa no verifica la exactitud de lo que se carga. Manténgalos al día.

6. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

Kallpa hace valoraciones automatizadas: clasifica comprobantes, propone asientos contables, calcula borradores de declaraciones, calcula sus fechas límite según su RUC y marca riesgos o anomalías para revisar.

Ninguna produce por sí sola un efecto jurídico sobre usted: el sistema prepara y usted, o la persona que usted designe, revisa y aprueba antes de registrar un asiento, emitir un comprobante o presentar una declaración ante el SRI. No elaboramos perfiles de personas con fines comerciales. Puede pedir que una persona revise cualquier resultado (sección 7).

El asistente con IA

• Kallpi responde primero sin IA, con textos escritos por nuestro equipo. Solo cuando no tiene una respuesta escrita, y si su cuenta tiene el asistente, le ofrece seguir con el asistente con IA, y le avisa antes de enviar.
• Qué se envía: su pregunta, la conversación y los datos que el asistente consulte para responder (por ejemplo, saldos o comprobantes). De la nómina solo envía totales del período, nunca los datos de un empleado. No se envían su contraseña, su clave del SRI ni su certificado.
• Otras funciones con IA: la lectura de los documentos que sube (estados de resultados, extractos bancarios), la conciliación tributaria y el análisis financiero envían el documento o los cálculos de la tarea.
• A quién: a DeepSeek (Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Co., Ltd.), que procesa y guarda los datos en la República Popular China. Detalle en el Anexo C.
• Riesgos que debe conocer: China no tiene un nivel de protección de datos reconocido por el Ecuador; DeepSeek no nos ha confirmado por escrito cuánto tiempo guarda lo que recibe ni si lo usa para entrenar sus modelos; y se rige por la ley china.
• Es opcional. Si no quiere que se envíen datos, no use esas funciones, o pídanos que las desactivemos para su empresa escribiendo a gerencia@kallpacore.com.
• Puede equivocarse. Sus respuestas son una ayuda, no asesoría profesional. Revise lo que propone antes de aprobarlo.

Como respaldo, Kallpa puede usar Anthropic (Estados Unidos), que según sus términos no entrena con ese contenido y lo borra en 30 días. Hoy no se usa; si se activa, se lo informaremos antes (Anexo D).

7. Sus derechos

7.1 Qué puede pedir

• Acceso: saber qué datos suyos tenemos, para qué y de dónde salieron.
• Rectificación y actualización: corregir un dato inexacto o incompleto.
• Eliminación: que borremos sus datos cuando ya no sean necesarios o retire su consentimiento.
• Oposición: que dejemos de usarlos para un fin concreto.
• Suspensión o limitación del tratamiento.
• Portabilidad: recibirlos en un formato estructurado (CSV, Excel, XML) para llevarlos a otro servicio.
• No ser objeto de decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas y que una persona revise un resultado.
• Revocar un consentimiento (7.4).

7.2 Cuándo podemos no atender un pedido

Si quien pide no es el titular ni acredita representarlo; si los datos son necesarios para cumplir una obligación legal o el contrato (por ejemplo, comprobantes y contabilidad que la normativa tributaria obliga a conservar); si hay una orden de autoridad; o si los necesitamos para defender un reclamo. Siempre le diremos por escrito por qué.

7.3 Si sus datos los cargó una empresa cliente

La responsable es esa empresa (sección 1). Su pedido se le reenvía y la ayudamos a cumplirlo.

7.4 Cómo revocar un consentimiento

• Funciones con IA: deje de usarlas o pídanos desactivarlas para su empresa.
• Credenciales del SRI: botón «Borrar clave del SRI» en su Perfil. Con eso queda retirada también la consulta de comprobantes por personal de Kallpa.
• O escríbanos (7.5). Revocar es gratis y no afecta lo que se hizo antes.

7.5 Cómo ejercer sus derechos

Escriba a gerencia@kallpacore.com con el asunto «Protección de datos», indicando:

1. Sus nombres y apellidos, y su número de cédula, pasaporte o RUC.
2. Un correo donde responderle y, si quiere, un teléfono.
3. Su relación con Kallpa: tiene cuenta, es empleado, cliente o proveedor de una empresa que usa Kallpa, o recibió una cobranza enviada desde Kallpa (en esos casos, diga qué empresa).
4. Qué derecho ejerce y qué pide concretamente (si es una corrección, el dato correcto).
5. Si actúa por otra persona, el documento que lo acredite.

Es gratis. Le enviamos un acuse con número de caso en 2 días hábiles. Para proteger sus datos verificamos que usted es el titular: si escribe desde el correo de su cuenta, ya está verificado; si no, le enviaremos un código o, en último caso, le pediremos una copia de su cédula, que borramos en cuanto la verificamos.

7.6 Plazos

Le respondemos —aceptando o negando, con el motivo— y ejecutamos lo aceptado en un máximo de 10 días hábiles desde que verificamos su identidad.

7.7 Dónde reclamar

1. Ante nosotros: por correo (7.5) o por escrito en nuestro domicilio (sección 1).
2. Si no le respondemos en plazo o no está de acuerdo con la respuesta: ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.

8. Cuánto tiempo conservamos los datos

Los datos tributarios y contables se conservan aunque usted pida eliminarlos, porque la ley obliga a guardarlos; mientras tanto se bloquean y solo se usan para cumplir esa obligación o defender un reclamo.

9. Cómo protegemos sus datos

• Cada empresa solo ve sus datos: el aislamiento se aplica en la propia base de datos y lo comprobamos con pruebas automáticas.
• Las contraseñas se guardan de forma irreversible; la clave del portal del SRI y la contraseña del certificado, cifradas y fuera de la base principal.
• La sesión usa cookies protegidas que un script no puede leer, y se invalida al cerrar sesión.
• Los cambios en información financiera crítica quedan registrados con quién los hizo.

Ningún sistema es infalible. Si un incidente de seguridad afecta sus datos, lo notificaremos a la Autoridad en un máximo de 5 días y a usted en un máximo de 3 días si hay riesgo para sus derechos.

10. Con quién compartimos datos

Solo con los proveedores que nos ayudan a prestar el servicio y con las autoridades cuando la ley lo exige o usted nos lo pide:

11. Transferencias fuera del Ecuador

Varios de estos proveedores tratan datos fuera del Ecuador: la base de datos está en Canadá; las funciones con IA envían información a China; el correo, Google y el sitio web, a Estados Unidos.

• China (DeepSeek): solo con su consentimiento, después de informarle los riesgos de la sección 6 y del Anexo C.
• Canadá y Estados Unidos: con las garantías contractuales de cada proveedor.

12. Cookies, menores de edad y cambios

Cookies. Solo usamos lo necesario para que el servicio funcione: la cookie de sesión y preferencias guardadas en su navegador. No usamos cookies de publicidad ni de analítica. El detalle está en la Política de cookies.

Menores de edad. Kallpa está dirigida a empresas y a personas mayores de edad. No recogemos a sabiendas datos de menores, salvo los que una empresa cargue como cargas familiares en la nómina, que trata por encargo suyo.

Cambios. Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión con su fecha. Si el cambio es importante, se lo avisaremos por correo o dentro de la aplicación antes de que entre en vigencia y, si afecta a algo que usted consintió, le pediremos de nuevo su consentimiento.